Большое количество документов проходит через учреждения различного вида и типа, не меньшее их количество выходит из учреждений.

Вместе с тем, многие из разрабатываемых служебных документов не отвечают предъявляемым требованиям, как по содержанию, так и по форме, качество их подготовки и оформление остается низким, бывают случаи указания законодательных актов, утративших свою силу.

         Следует помнить, что как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа - это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Рациональное составление служебных документов с учетом их особенностей является весьма актуальной задачей в деле совершенствования и повышения эффективности управленческого труда и требует знания определенных правил и норм работы с документами.

В данном разделе будет размещен ряд сообщений из  Памятки, цель которой состоит в том, чтобы показать специфику языка служебной документации и ознакомить специалистов с методическими рекомендациями по составлению текстов деловых документов, выработанных на основе накопленного опыта, сложившихся традиций и новейших достижений в области документационной лингвистики.

Памятка составлена с учетом требований нормативных и методических документов в области делопроизводства и архивного дела, а также правил написания наименований федеральных органов исполнительной власти, общественных организаций, государственных учреждений и предприятий, должностей, званий и т.п. В ней приводятся примеры написания отдельных слов и словосочетаний, даются рекомендации по обеспечению делового стиля документов, основные требования при составлении и унификации тестов документов.

Памятка разъясняет и конкретизирует порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», включает методические рекомендации по оформлению документов, а также отражает терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела ( ГОСТ Р 51141-98, Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Памятка состоит из 6 разделов.

Настоящая памятка имеет своей целью повышение качества подготовки и оформления служебных документов.