Пятница, 14.12.2018, 09:10
Центр сопровождения учреждений, подведомственных Управлению образования Администрации Режевского городского округа

Меню сайта
Категории раздела
Цикл сообщений о правилах составления и оформления документов. [22]
Азы делопроизводства. Правила. Нормативная база.
В люди
Калькулятор
Главная » Файлы » Правила составления и оформления документов » Цикл сообщений о правилах составления и оформления документов.

Раздел VII. Краткий словарь наиболее часто употребляемых терминов в сфере управленческой деятельности
27.10.2015, 09:19

VII. КРАТКИЙ СЛОВАРЬ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫХ 
ТЕРМИНОВ В СФЕРЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Данный словарь составлен с учетом знаний, которые получили отражение в государственных стандартах, рекомендациях Международных организаций по стандартизации нормативно-методических разработках и руководящих материалов Федеральной архивной службы Российской Федерации. В словаре зафиксированы лишь ключевые понятия.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресант - отправитель документа.

Адресат:

а) получатель документа;

б) реквизит документа, включающий наименование получателя документ и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Акт:

а) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный акт, правовой акт);

б) официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (например: акт ревизии, акт проверки, акт приемки).

Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или возможные варианты ответов) на них.

Аннотация - краткое изложение первоисточника.

Аппарат управления:

а) система органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управление в какой-либо сфере деятельности;

б) совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) учреждения или организации, выполняющих управленческие функции.

Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Аспект - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.

Бланк должностного лица - бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк письма - бланк документа, используемый для ведения переписки.

Ведомость - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная ведомость, оборотная ведомость и т.д.).

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления и др.

Внутренний документ - документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Входящий номер документа - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг;

Гербовый бланк - бланк документа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования.

График - графический или текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата документа - реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.

Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могу быть и юридическими, и физическими лицами,

Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Депонирование документов - установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.

Дело - единица хранения письменных документов в архиве, помещенным в отдельную папку.

Директивный документ - документ, содержащих обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность - документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Договорное письмо - один из видов сопроводительного письма указывающего на факт отправки договора.

Доклад:

а) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения;

б) устное выступление на заседании, совещании и т.д.

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ на машинном носителе (Машиночитаемый документ, электронный документ) - документ, созданный с использованием носителей способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере.

Документация - совокупность документов по определенному предмету.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документная информация - информация, содержащаяся в документе.

Документная лингвистика - (прикладная лингвистика, прикладная стилистика) - научная дисциплина, изучающая язык и стиль служебных документов с целью их нормализации (унификации), что обеспечивает экономию трудозатрат на процесс составления служебных документов.

Документооборот:

а) прохождение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

б) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Должностное лицо - работник, учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.

Досье - документы по какому-нибудь делу или вопросу.

Дублирующий документ - один из экземпляров размноженного документа.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок к тексту документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заказ - документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство каких-либо работ.

Заключение - документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Записка - краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например: служебная записка, докладная записка, объяснительная записка).

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Инвентаризационная опись (ведомость) - перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов и их стоимости.

Индексы - условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индекс дела - цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.

Индексация - проставление индексов.

Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.

Информационное письмо - письмо, разъясняющее положение отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Исходящий документ - документ, отправленный из учреждения.

Исходящий номер документа - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Картотека по личному составу - каталог документальных материалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате, службе в армии, социальном положении и т.д. отдельных лиц.

Классификационный индекс - условное обозначение (цифровое буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться на документах и делах.

Ключевые слова - слова, каждое из которых необходимо, а все вместе достаточны для отражения содержания документа.

Консервация документа - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контракт - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копирование документов - воспроизведение документов без промежуточных печатных форм.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Личное дело - дело, включающее документы о каком-либо лица (биографии, образовании, трудовой и общественной деятельности).

Маркировка - индексация технических документов.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Незаверенная копия - копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа.

Номенклатура - перечень наименований.

Номенклатура дел - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения или его структурного подразделения, с указанием сроков хранения.

Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Нормативы - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

Носитель информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой, текстовой или графической информации, в том числе в преобразованном виде.

Объяснительная записка:

а) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

б) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись - юридически оформленный перечень документов.

Оригинал документа - экземпляр документа, являющийся исходным материалов для копирования.

Отзыв - документ, содержащий мнение специалиста организации по какому-либо документу или вопросу.

Отметка для автоматического поиска документов - реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка о заверении копии - реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

Отметка о контроле - реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметка о поступлении документа в организацию - реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов установленных правилами документирования.

Переписка - письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемыми по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями учреждениями, предприятиями и частными лицами.

Перечень - систематизированный список документов, предметов объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Письмо:

а) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением;

б) обобщенное название различных по содержанию документов передаваемых с помощью средств почтовой связи.

Письмо-подтверждение - письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшегося ранее разговора и т.п.

Письмо-напоминание - письмо, в котором вторично содержатся информации о каком-либо факте. Такое письмо по значению приближается к телеграмме.

Письмо-извещение - письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «сообщаем (извещаем», «доводим до Вашего сведения» «ставим Вас в известность»).

Информационное письмо - письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте.

Письмо-приглашение - такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам.

Повестка - официальное сообщение частному лицу с предложением явиться куда-либо или учреждению - выслать своего представителя.

Повестка дня - перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на совещаниях, заседаниях и т.д.

Подлинник документа - первый и единственный экземпляр официального документа.

Подпись документа - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.

Положение:

а) документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления, структурного управления;

б) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

Поисковые данные документа - сведения о месте хранения документа, включающие в себя архивный шифр и ссылку на номер дела, листа (страницы) документа.

Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Правила - правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предметный каталог - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Претензионное письмо - письмо, отправляемое виновной стороне, в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров или разного рода обязательств.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.

Программа - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная программа) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

Проект документа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распорядительные документы - документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.

Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный номер документа - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или замечающий его.

Регистрация документов - запись в учетных формах кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Реестр - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (реестр описей).

Резолюция - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Решение:

а) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции;

б) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления;

Сводка - документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.

Сдаточная опись - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система организационно-распорядительной документации - система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, из подразделений и должностных лиц.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Сопроводительное письмо - письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей

Спецификация - документ, содержащий подробное перечисление узлов групп, элементов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.д., входящих в состав сборочного или монтажного чертежей.

Список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке составленное в целях информации или регистрации.

Справка:

а) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству;

б) документ, подтверждающий факт биографического или другого характера.

Справочно-информационный фонд - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и научно-технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

Стандарт - нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Счет - документ, в котором указана предварительная стоимость товара или услуги.

Счет-фактура - документ, в котором указана окончательная стоимость за товар или услуги.

Табель - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например: табель отчетности, табель посещаемости).

Таблица - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

Тезисы - краткое изложение текста документа или выступления.

Текст документа - информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу (телетайпу).

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонементской телеграфной сети.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Техническая документация - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, пояснительных записок, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и графического оформления технологических процессов, конструктивных решений и т.п.

Типовые документы (текст-аналоги):

а) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам;

б) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и, являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

Трафаретный документ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание (трудовое соглашение, арендный договор, справка о зарплате, местожительстве и т.п.).

Указ - правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации.

Указание:

а) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа, а также вышестоящих органов управления;

б) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Устав - правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.

Факсограмма (Факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Факсимиле:

а) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки;

б) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственную подпись на деловом документе.

Формат бланка документа - установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документа.

Формирование дела - отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри его.

Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, разновидность, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Формуляр-образец (документа) - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Циркулярное письмо - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Штатное расписание - структура и перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов, надбавок и т.д.

Электронное сообщение - документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Юридическое лицо - учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

 

Категория: Цикл сообщений о правилах составления и оформления документов. | Добавил: Свет-Свет
Просмотров: 400 | Загрузок: 0 | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]
Актуально
Печать
Наш опрос
Оцените мой сайт
Всего ответов: 10
Друзья сайта
  • Официальный блог
  • Сообщество uCoz
  • FAQ по системе
  • Инструкции для uCoz
  • Поиск
    Статистика

    Онлайн всего: 1
    Гостей: 1
    Пользователей: 0
    Copyright MyCorp © 2018Сделать бесплатный сайт с uCoz