1.15. Документы должны быть написаны деловым стилем.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

· нейтральный фон изложения;

· точность и ясность изложения;

· лаконичность и краткость текста.

Специфика делового стиля определяется назначением документа.

Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Допускается употреблять так называемые универсальные слова и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:

«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания МКОУ СОШ № _».

или

«Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон».

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:

не «при сем направляем», а «направляем»;

не «сего года», а «этого года (текущего года)»;

не «настоящим сообщаем», а «сообщаем»;

не «настоящий акт составлен», а «акт составлен».

Особенностью делового стиля является использование и широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

Установлено, что в период с... по...

В соответствии с ...

В целях...

Направляем (представляем, высылаем) Вам...

Считаем целесообразным...

Как правило, в текстах используются существительные, образованные от глаголов, со значением действия (оказать помощь, провести экспертизу) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

«В связи с крайне низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о... ».

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».

В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместо «я» и «он».

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:

не «мы выполним», а нами будет выполнено»;

не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».

В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: СНГ; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

1.16. Правила переноса слов

1.16.1. При переносе слов нельзя оставлять в конце строки или переносить на другую строку часть слова, не составляющую слога, например, неправильно: 
просмо - тр, ст - ройка; правильно: про - смотр, строй - ка.

1.16.2. При переносе слов нельзя отделять ъ, ь и й от предшествующей буквы. Например, неправильно: под - ъезд, бол - ьшой, во - йна; правильно: подъ - езд, 
боль - шой, вой - на.

1.16.3. Если после приставки стоит буква ы, то переносить часть слова, начинающуюся с ы, не следует. Например:неправильно: без - ыдейный, пред - ыдущий: правильно: безы - дейный, преды - дущий.

1.16.4. При переносе слов с приставками нельзя разбивать односложную приставку, если за приставкой идет согласная, а также нельзя оставлять в конце строки при приставке начальную часть корня, не составляющую слога, например: неправильно: 
эк - сперт, пок - рытие, тран - спорт; правильно: экс - перт, по - крытие, 
транс - порт.

1.16.5. При переносе сложных слов нельзя оставлять в конце строки начальную часть второй основы, если эта часть не составляет слога. Например, неправильно: пятиг - раммовый, Волгог - рад, Кирова - бад; правильно: пяти - граммовый, Волго - град, Киров - абад.

1.16.6. Нельзя разбивать переносом односложную часть сложносокращенного слова. Например, неправильно; спе - цодежда; правильно: спец - одежда.

1.16.7. Нельзя оставлять в конце строки или переносить в начало следующей две одинаковые согласные, стоящие между гласными. Например, неправильно: ма - сса; правильно: мас - са..

Это правило не относится к начальным двойным согласным корня, а также к двойным согласным второй основы в сложных словах, например: сожженый, нововведение. Эти слова надо переносить так:

со - жженый, ново - введение.

1.16.8. Нельзя разбивать переносом сокращенные слова (аббревиатуры), например: Ростовская - АЭС, ТЭЦ - 9, ЗИЛ - 130.

1.16.9. Некоторые слова не подлежат переносу, например: Азия, узнаю, фойе.

1.16.10. Нельзя отделять слово «России» от слова, к которому оно относится, например:

1.16.11. Нельзя отделять арабские и римские цифры от единиц измерения и поясняющих их слов, например неправильно: 1 января 2000 - г., 53 - км, 72 - кв.м, XX - век.

1.16.12. Нельзя отделять при переносе из одной строки в другую инициалы от фамилии. Неправильно: Маслов - Н.В., Чернышев - Л.Н.

1.16.13. Нельзя отделять при переносе из одной строки в другую сокращенное слово от имени собственного, к которому оно относится. Неправильно: г-на - Петрова, г. - Загорск.

1.16.14. Нельзя переносить на другую строку пунктуационные знаки кроме тире, стоящего после точки или после двоеточия перед второй частью прерванной прямой речи.

1.16.15. Нельзя разбивать переносом на другую строку условные сокращения типа и т.п.,
и т.д., и пр.

1.16.16. Нельзя переносить наращения. Неправильно: 1 - - е, 2 - - ая.