1.7. В распорядительных документах организации, издаваемых принципах единоначалия (приказ, распоряжение) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ).

В первой части распорядительного документа может указываться основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.

Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в следующем составе...

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику Общего отдела Лисаченко И.А. осуществлять контроль за выполнением машинописных работ.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами цифр. Например:

Срок представления - 15.09.99.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Общего отдела Лисаченко И.А.

или

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера,

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа.

Подготовка распорядительных документов - распоряжений и приказов заслуживает особого внимания.

Проекты распоряжений и приказов должны быть написаны ясно, доходчиво, с соблюдением грамматических правил и иметь следующие составные части:

 заголовок,
- текст (вступительная и распорядительная части),
- подпись (подписи).

Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа; заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем распоряжение или приказ). Точка в конце заголовка не ставится. Текст заголовка в кавычки не берется. Заголовок отделяется от титульной части бланка 2-3 интервалами, печатается строчными (мелкими) буквами, располагается у левой границы текстового поля и выделяется полужирным шрифтом (если бланк угловой, если бланк продольный, то заголовок центрируется). Заголовок, состоящий из 2-х и более строк, печатается через один интервал.

Текст проектов распоряжений и приказов печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в следующих границах полей: с левой стороны листа - не менее 3 см, с правой стороны - не менее 1 см, на одной стороне листа. Первая строчка каждого абзаца должна печататься с отступлением 5 знаков от границы левого поля. Текст печатается строчными буквами через 2 межстрочных интервала. Если по тексту встречаются аббревиатура, то они печатаются прописными (большими) буквами. В тексте вначале указывается фамилия, затем инициалы (например, контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на Петрова И.И.).

При ссылке в тексте на другой документ необходимо соблюдать следующую последовательность, указывая: наименование документа (Закон, Указ, постановление, приказ, ...), наименование органа, издавшего документ (Президент Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Министерство образования и науки Российской Федерации, Правительство Свердловской области, Министерство общего и профессионального образования Свердловской области, Администрация Режевского городского округа ...), дату издания, номер (без предлога "за"), название документа (заголовок к тексту).

Вступительная часть текста (преамбула) дается в проектах документов только при необходимости и должна быть краткой, излагающей фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки документа. Вступительная часть текста может начинаться словами: "В целях ...", "В связи ...", "В соответствии ..." и т.д. Преамбула в проектах приказов завершается словом "Приказываю:" (с двоеточием), напечатанным прописными буквами без разрядки непосредственно за текстом, или с новой строки, и выделенным полужирным шрифтом. Преамбула может отсутствовать, если принимаемое решение не требует разъяснений. В этом случае слово "Приказываю:" не пишется. Это слово также не пишется и в конце преамбулы распоряжения.

Распорядительная часть текста проектов распоряжений и приказов, как документов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа. В повелительной форме указывается, кому какие действия выполнить и в какие сроки. Распорядительная часть указанных документов делится на пункты и подпункты, причем их нумерация должна быть только в том случае, если пунктов (подпунктов) не менее двух. Пункты пишутся арабскими цифрами с точкой. Подпункты могут иметь буквенную или цифровую нумерацию с точками. Первое слово пункта или подпункта должно начинаться после пробела, следующего за соответствующей цифрой с точкой. Каждый пункт, как правило, должен начинаться указанием исполнителя и конкретного предписывающего действия, выраженного глаголом неопределенной формы, и выражать, как правило, одну законченную мысль, самостоятельное требование, правовую норму.

Текст приложений к проекту приказа (положения, инструкции, планы мероприятий и др. служебные документы), являющихся неотъемлемой частью приказа, излагается в описательной форме. Приложения нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте. Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. На приложениях к проекту приказа в правом верхнем углу должно указываться "Приложение 1 (2,3 ...) к приказу Управления образования Администрации Режевского городского округа от _________20 __ г. N ___". Знак номера (N) перед порядковыми номерами приложений не ставится.

Если к проекту приказа прилагается документ, изданный вышестоящим органом (постановление, распоряжение, то слова "Приложение к приказу Управления образования Администрации Режевского городского округа от _________20 __ г. N ___". на этом документе не пишутся. В тексте после ссылки на документ пишется в скобках (прилагается).

Право подписи распоряжений и приказов Управления образования Администрации Режевского городского округа принадлежит только начальнику Управления или лицу, временно исполняющему его обязанности. Подпись отделяется от текста 3-мя интервалами и выделяется полужирным шрифтом. У левой границы текстового поля печатается с прописной буквы "Начальник Управления", у правой границы строчными буквами - инициалы и фамилия, и при этом пробел между последними не ставится.