1.13. Анкета - это форма представления унифицированного теста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
Постоянной информацией в анкете являются наименование признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.
Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.
1.14. Таблица - форма представления унифицированного теста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и т.п.).
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных крайне левой графе (боковик таблицы). Например:
Заголовок строк
|
Заголовок граф
|
Подзаголовки граф
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Подзаголовки строк
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатает более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номер граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его, например:
Таблица 1
(тыс. руб.)
|
Объем строительно-монтажных работ, выполненных
|
подрядным способом
|
хозяйственным способом
|
Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы, например:
Таблица 2
Наименование автоматических манипуляторов
|
Исполнитель и срок выполнения работ
|
Разработка технической документации
|
Производство первой промышленной серии
|
Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.
Заголовок пишется над таблицей посредине ширины листа. В конце заголовка точка не ставится, например:
СВЕДЕНИЯ
заголовки граф
Наименование организаций
|
Счетно-вычислительные машины
|
Импортное оборудование и приборы
|
Буровое оборудование
|
Боковик
|
Прографка
|
Когда в документе приводится несколько таблиц, над каждой таблицей справа указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака №). Если в документе приведена одна таблица, то ее не нумеруют и слово «таблица» не пишут. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц.
Сокращение слов в заголовке таблице и заголовках граф не допускается.
Графа «в том числе» должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается, например:
неправильно
|
Лимиты капитальных вложений
|
В том числе:
|
1998 год
|
1999 год
|
2000 год
|
правильно
|
Лимиты капитальных вложений
|
Всего
|
в том числе:
|
1998 год
|
1999 год
|
2000 год
|
В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста позиции не ставятся.
Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения.
Например:
Таблица 3
(штуки)
Наименование оборудования
|
Количество поставленных бульдозеров
|
всего
|
в том числе:
|
1998 год
|
1999 год
|
2000 год
|
Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то единицы измерения следует писать после заголовка каждой графы в скобках, например:
Таблица 4
Наименование объектов строительства
|
Металл (тонны)
|
Лес (куб. м)
|
на армирование железобетона
|
на прочие нужды
|
круглый
|
пиленый
|
|
|
|
|
|
Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу, например:
Таблица 5
Наименование материалов
|
Единицы измерения
|
Количество
|
Срок поставки
|
Цемент
|
тыс. т
|
27
|
05.01.2000
|
пиломатериалы
|
куб. м
|
160
|
05.01.2000
|
Повторяющиеся друг под другом слова в одной и той же графу таблиц могут быть заменены кавычками.
Заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов не допускается.
Если повторяется лишь часть фразы, то допускается эту часть заменять словами «То же» с добавлением дополнительных сведений.
Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.
В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.
При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.
Допускается оформлять таблицы следующим способом:
Таблица 6
Замечания и предложения по улучшению работы с обращениями граждан
|
Количество жалоб граждан
|
Принято граждан на личном приеме
|
Всего
|
в том числе:
|
Всего
|
в том числе:
|
Поступило в Главгосэкспертизу
|
Поступило из Госстроя России
|
Руководителем Главгосэкспертизы
|
Заместителем начальника Главгосэкспертизы
|
|
|
|
|
|
|
|
|