1.8. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.

Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть строится по схеме:

Председатель -

Секретарь -

Присутствовали:

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

1.9. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией (например, экспертной) то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

3-й экземпляр -

1.10. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Договор (контракт) содержит следующие сведения, например:

· наименование сторон (полное и сокращенное название);

· наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

· наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

· срок действия договора;

· начало и окончание работ по договору;

· стоимость работы и порядок расчета;

· порядок сдачи и приемки работы;

· юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номера телефонов, факсов);

· подпись руководства организации.

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

1.11. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:

· должность и паспортные данные доверенного лица;

· организация, в которой производятся действия по доверенности

· вид действий;

· образец подписи лица, получившего доверенность;

· срок действия доверенности;

· подпись руководства организации (автора доверенности).